26 Abr El porqué de poner tiempos a todos y cada uno de los trabajos de especialistas
El otro día me dice un gerente de una empresa de limpieza:
«Na, los cristaleros en ruta saben lo que hay que hacer en el mes y lo van haciendo»
¿Cóóóóóóóóómo?
Eso es como decir en una reunión de varias personas «hay que hacer eso», o «tendríamos que hacer…» o «todos tenemos que colaborar en…»
No sirve ninguna de estas frases.
El cerebro es vago por naturaleza y cuando el oído oye este tipo de frases lo que procesa el cerebro del individuo es:
«Na, no va conmigo la cosa. Seguro que el jefe se refiere a otro que no soy yo».
Y la «cosa» o el «eso» no se hacen nunca, o se hace tarde, o se hace mal, o lo hace quien no debería…
Una planificación correcta de los trabajos debe incluir:
– Persona responsable
– Fecha y hora concreta
– Concreción a la hora de definir la tarea
– Tiempo en el que se espera que esté hecha
Si no tiene todos ingredientes, no vale, no saldrá bien.
Si el gerente o encargado que da una instrucción no logra incluir estos elementos, casi seguro que no se hará bien. Fallará algo: el día, la hora, quien lo hizo, qué hizo y cómo lo hizo.
Planificación de los especialistas: el talón de Aquiles de las empresas de limpieza
El operario que está en movilidad, fuera de las instalaciones de la empresa y con tiempos necesarios de desplazamiento de un centro a otro, tiene mil razones para justificar por qué su jornada no ha sido lo productiva que debía:
«El tráfico, el cliente que no está, no me abrían, no lo encontraba, no podía aparcar, etc».
Por eso, su trabajo debe ser bien planificado teniendo en cuenta lo siguiente:
– Todos los inconvenientes a los que se puede enfrentar.
– Tiempo exacto que se espera que tarde en realizar cada uno de los trabajos en cada centro, incluido el tiempo estimado de transporte.
– Orden exacto en el que tiene que hacer los trabajos de cada día, en función de su ubicación geográfica y las necesidades horarias del cliente.
– Y, sobre todo, indicando al especialista que, salvo causa de fuerza mayor, se espera de él que termine todos los trabajos del día que, en conjunto, suman 8 horas.
Puede que algún día no se cumpla con el plan previsto porque efectivamente a veces, pasan cosas: un pinchazo, lluvia repentina, etc… Pero lo que está claro es que, si tienen su jornada así de bien planificada, el 99 % de los días, vuelven a la oficina con la tarea totalmente realizada.
Y no te lo cuento porque sea un gurú en el comportamiento humano, no. Te lo cuento porque es exactamente lo que pusimos en marcha nosotros y nos funcionó.
Eso sí. Diseñamos nuestro programa conforme a estas necesidades. Le dimos a los especialistas un móvil de empresa en el que pudieran registrar todos los trabajos con la firma de los clientes. Y una vez informados, registramos en el programa la geolocalización, hora de inicio y hora de fin de todos y cada uno de los trabajos.
De paso, podemos enviar a los clientes certificaciones firmadas por ellos mismos, con geolocalización de los trabajos realizados en sus instalaciones. Todos sabemos que, de vez en cuando, dudan de que los hayamos realizado.
¡Toma ya! ¿Cómo te quedas?
Pues los clientes se quedan conformes. Los especialistas también, porque al final el sistema les ayuda. Y tú te quedas como Dios, porque todo queda bajo un control exhaustivo.
¿Cómo?
Con CLEAN DESK.
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