05 Jun Los ladrones regresan a la oficina
¿Cuántas veces te ha contado algún amigo o conocido que en su empresa roban el papel higiénico?
Seguro que varias veces. Y todos nos escandalizamos y nos parece cutre. Y eso en un lugar como el baño, donde lo único que se puede robar es el papel.
Imagínate en un mini almacén de productos de limpieza y sin que nadie de tu empresa te pueda ver.
Sí, sí. Ya sé que esto es muy difícil de detectar y sobre todo de demostrar.
Sólo cuando empiezas a medirlo todo, a grabar en el sistema todos los pedidos que se entregan en cada centro, con qué frecuencia y en qué cantidad, solo ahí, es cuando puedes detectar consumos anómalos.
Sí, ya sé que a veces no es que los empleados roben. Es que no saben cuanta cantidad de producto tienen que echar o que, aunque lo saben, echan la cantidad que les parece. Por ejemplo, un buen chorro de friegasuelos de una garrafa de 5 litros para un cubo de 10 litros de agua, cuando con un par de taponcitos es suficiente.
Pero descartados los casos de mal uso, lo que más abunda son los casos de «una lejía pa ti y otra pa mí».
Por eso, como siempre digo, todo lo que no se puede medir no se puede mejorar.
Detectando al gastón o gastona
Nosotros teníamos este gran problema hace años.
Las señoras hacían sus pedidos a la oficina. Allí no se disponía de información para decidir si el pedido era coherente o no y por tanto se validaba.
No sabíamos cuánto material gastábamos por centro ni cuánto gastaba cada empleado.
No sabíamos si estaba bien o mal, ni contra qué índice comparar el consumo para homogeneizar el criterio entre centros grandes y centros pequeños.
En definitiva, no sabíamos nada. Y el que no sabe es como el que no ve.
Solución:
Nos hicimos un software a la medida para grabar todas, y digo bien, TODAS las salidas de material de la oficina.
Hasta el jabón de los cristaleros o una simple mascarilla. TODO.
Después montamos un portal del empleado para que el personal operativo hiciera sus pedidos tranquilamente en casa y, además, casi siempre fuera de su horario de trabajo, sin entretener al personal de oficina.
El pedido queda registrado para su validación, que se hace con los datos históricos de todos los pedidos de cada centro, y con la ratio de euros gastados por hora trabajada.
Así podíamos comparar perfectamente centros grandes con pequeños.
Resultado:
Y al cabo de seis meses ya teníamos un ranking curioso de empleados gastones, porque son ellos los que hacen los pedidos.
Con el Cuadro de Mando de CLEAN DESK podemos ver dicho ranking de forma visual y compararlo con el resto de empleados y de centros. Y se actualiza solito cada día.
De vez en cuando tenemos una charla amigable con los gastones y les enseñamos el ranking en el que no salen muy bien parados.
Volvemos a mirar nuestro Cuadro de Mando seis meses más tarde, y curiosamente el empleado gastón ha dejado las primeras posiciones y vuelve a un consumo razonable.
¿Es magia?
No. Es CLEAN DESK.
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