18 Abr Los ladrones van a la oficina.
Tal cual. Y no es una serie de televisión.
Los ladrones van a la oficina. Y sobre todo llaman a la oficina.
Los dos grandes ladrones de tiempo dentro de tu organización.
Uno, tú. Sí, tú. El gerente de la empresa de limpieza es uno de los principales ladrones de tiempo del personal de la oficina y supervisores.
Casi siempre es por una razón: los empleados saben más que el gerente. Tienen la información en la cabeza. Y esta información no está disponible para que la encuentre el gerente de forma fácil y rápida.
Por lo que acaba haciendo lo más fácil. Llamar a los supervisores o al personal de la oficina para preguntar cosas básicas:
¿Quién hace este centro?
¿A qué hora se va a ese centro?
¿Quién suplió a Fulanito?
¿Desde cuándo está de baja Menganita?
A veces, también eres un gran ladrón de tiempo porque la información que necesitas para tomar decisiones se elabora casi siempre en Excel. Y el personal administrativo pasa largas horas en prepararla.
Pero lo peor es que cuando necesitas actualizarla… vuelta a empezar.
Los otros grandes ladrones de tiempo del personal de oficina y supervisores son muchos. De hecho, son todos los demás empleados. Es decir, los operarios y especialistas que llaman constantemente para solicitar permisos, licencias, vacaciones, pedidos y nóminas, y que entretienen al teléfono durante horas al día a supervisores y personal de oficina, la mayoría de las veces, en conversaciones altamente improductivas.
Tiene narices. El personal operativo de la compañía, ocupa más al personal estructural que los propios que clientes. Llaman más a la oficina y acaban ocupando más tiempo del personal estructural que los propios clientes.
Con lo que en esas llamadas internas improductivas hay un doble perjuicio: uno, el personal operativo no está trabajando porque está al teléfono. Y dos: el personal estructural tampoco porque está atendiendo a compañeros para cuestiones administrativas que no aportan valor a la compañía.
Nosotros teníamos este mismo problema. El teléfono no paraba de sonar y había un trasiego tremendo de personas en la oficina.
En el 95 % de los casos eran los propios empleados.
Nos hicimos con un software de gestión que integrara nuestra gestión del personal con el portal del empleado de nuestra web.
Formamos y educamos al personal operativo para que utilizara el portal del empleado, que lo hicimos muy sencillo e intuitivo.
Y situamos ese canal como el único canal válido de interlocución entre el personal operativo y el estructural.
Con CLEAN DESK el gerente no pregunta. Lo busca en el programa.
Con CLEAN DESK el gerente no pide informes. Los tiene actualizados al día en el Cuadro de Mando del programa.
Con CLEAN DESK los operarios ya no llaman ni vienen a la oficina. Piden sus permisos y sus pedidos por el portal del empleado que está integrado en el programa.
Con CLEAN DESK ahora sí podemos usar el tiempo del personal estructural en funciones que aportan valor a la empresa, como atender a los clientes rápidamente, hacer una rápida gestión del cobro de facturas, revisar y reparar maquinaria.
Es así de simple. Si el personal está al teléfono para tontás, no está trabajando en cuestiones de valor.
¿He dicho ya que CLEAN DESK mola mazo?
Pues eso. Échale un vistazo.
P.D.1: Aquí la web del programa.
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